Straipsnio tikslas:

Švietimas apie verslui pritaikytus automatizavimo pranašumus ir naudą. Kaip tai tiesiogiai veikia jūsų darbo aplinką.

Skirta:

• Vadovams
• Verslo vystytojams
• Specialistams

Pagrindiniai klausimai:

• Kaip verslo automatizavimas veikia įmones?
• Kaip verslo automatizavimas svarbus?
• Kas yra verslo automatizavimas?
• Kaip automatizuoti verslą?
• Kaip automatizavimas padeda verslams?
• Kokie verslo procesai gali būti automatizuoti?

Verslo automatizavimas – kas tai?

Automatizavimas šiuo metu yra taikomas visų dydžių įmonėse – nuo subtilių dirbtinio intelekto funkcijų įprastose programose iki akivaizdžių sprendimų, kaip savaeigiai automobiliai ar autonominiai robotai. Šiandien beveik kiekvienas verslo procesas gali būti automatizuojamas, ypač kai technologijos tampa vis pažangesnės. Žmonės vis dažniau dirba kartu su automatizuotais įrankiais, taip efektyviau vykdydami kasdienes užduotis.

Įmonės, taikančios šias technologijas, tampa spartesnės, strategiškesnės ir sumažina klaidų kainą. Taip pat jos tampa konkurencingesnės šiuolaikinėje sudėtingoje rinkoje. Todėl kiekvienas verslo savininkas, vadovas, akcininkas ar darbuotojas turėtų sau užduoti klausimą: Kaip mūsų darbo vietos automatizavimas prisideda prie verslo sėkmės?

Jei tai gali būti automatizuota – taip ir bus

Automatizavimo esmė – įdiegti sistemą, kuri automatizuotų pasikartojančias ir lengvai atkuriamas užduotis be būtinybės jas atlikti rankiniu būdu. Tai gali būti net paprastas įrankių rinkinys, integruotas į įprastines verslo programas. Kai peržiūrime užduotis, kurias nuolat kartojame, galime pradėti formuoti supratimą, kurios iš jų tinkamos automatizuoti.

Iš pradžių sprendimas automatizuoti gali pasirodyti rizikingas, ypač nepatyrusiems vadovams ar įmonių savininkams, kurie neįžvelgia didesnio paveikslo. Tačiau laikui bėgant procesai gali būti sėkmingai įgyvendinti ir tvirtai įsitvirtinti organizacijos struktūroje. Tinkama programinė įranga leidžia sklandžiai pereiti nuo rankinio darbo prie automatizuotų sprendimų.

Laiko taupymas

Kai kalbame apie laiko valdymą, dažniausiai tai apima daugelį verslo procesų, kuriuos galima automatizuoti. Tai leidžia sutaupyti daug laiko ilgalaikėje perspektyvoje. Dažnai sunkiausias žingsnis vadovams – nuspręsti, ką verta automatizuoti. Dalis verslų klaidingai tiki, kad automatizavimas yra brangus ir sudėtingas procesas, tačiau tai nebūtinai tiesa.

Nors pradinis individualaus sprendimo sukūrimas gali būti brangesnis nei darbuotojo samdymas, ilgainiui automatizacija tampa pelninga investicija. ROI (investicijų grąža) yra kur kas aukštesnė, nei dirbant be automatizavimo. Įmonėms augant, samdyti vis daugiau darbuotojų nebeefektyvu. Automatizuoti sprendimai padeda išvengti papildomų kaštų ir laiko švaistymo. Tai taip pat mažina darbuotojų perdegimą, nes jie gali susitelkti į svarbesnes užduotis.

Ištekliai gali būti paskirstyti ten, kur jų reikia labiausiai

Tinkamas prioritetų nustatymas yra esminis, kai reikia paskirstyti verslo išteklius specifinėms užduotims ar projektams. Ar nebūtų patogu tiksliai žinoti, kurie procesai yra svarbiausi ir skubiausi, kad galėtumėte efektyviai juos valdyti? Tai dažnas vadovų siekis, tačiau vienam tai įgyvendinti gali būti sudėtinga.

Automatizuojant projekto dalis, užduotis, komunikaciją ar komandos valdymą – sutaupomas laikas, o tai leidžia efektyviau išnaudoti likusius išteklius ir lanksčiau paskirstyti darbo krūvį. Pavyzdžiui, tinkama CRM sistema pardavimų skyriuje gali padėti pritraukti daugybę potencialių klientų, kurie kitu atveju būtų prarasti. Tas pats galioja ir užduočių/projektų valdymo ar komandos formavimo programinei įrangai – visa tai padeda ne tik taupyti laiką, bet ir siekti geresnių rezultatų.

Ką verta automatizuoti?

Kai ieškoma, kokius verslo procesus verta automatizuoti – ypač pasikartojančius – dažnai sunku apsispręsti. Tai priklauso nuo verslo struktūros, veiklos modelio ir produkto. Kai kurios įmonės gali gauti daugiau naudos automatizuodamos vienus procesus, o kitoms efektyviau automatizuoti visai kitus. Taigi, štai keletas dažniausiai automatizuojamų sričių:

• Įdarbinimo procesai
• Darbuotojų vertinimas
• Duomenų rinkinių perdavimas
• Ataskaitų generavimas ir platinimas
• El. pašto automatizavimas
• Ieškinių tvarkymas
• Buhalterinės užduotys
• Susitikimų planavimas
• Įrangos valdymas
• Projektų užduočių valdymas
• Vidinė komunikacija
• Paketų apdorojimas
• Komandos formavimas
• Duomenų analizė
• ERP integracijos
• Rinkodara
• Klientų aptarnavimo valdymas
• Potencialių klientų valdymas
• Tiekimo grandinės valdymas

Ir sąrašas tęsiasi… Daugelis įmonių negali savarankiškai nuspręsti, ką verta automatizuoti. Tuomet verta kreiptis į ekspertus, kurie, įvertinę situaciją, gali sudaryti jūsų verslui pritaikytą strateginį planą. Tai greičiausias ir efektyviausias būdas pasiekti geriausią rezultatą.

Pelningesnės veiklos galimybės

Kiekvienas verslo aspektas vienaip ar kitaip veikia pelno maržą. Jei nusprendžiame taupyti laiką, galime greičiau imtis kitos užduoties. Tačiau be automatizavimo sistemų atsiranda didesnė klaidų tikimybė – ypač kai darbai atliekami skubotai.

Šiandien, turėdami priemones ir paslaugas vos ranka pasiekiamas, galime automatizuoti pasikartojančias užduotis, taip sumažindami darbo sąnaudas, padidindami greitį, produktyvumą ir efektyvumą. Automatizuotais procesais atlaisvinti darbuotojai gali būti paskirstyti į svarbesnes sritis, kurioms reikia daugiau dėmesio.

Pavyzdžiui, jei samdote daugiau žmonių mažos pridėtinės vertės užduotims – tai didina kaštus. Tinkamas automatizavimo sprendimas padeda ne tik atlikti darbus, bet ir sumažinti išlaidas ilgalaikėje perspektyvoje. Tai padidina klientų pasitenkinimą, produkcijos kokybę ir rinkos pasiekiamumą. Galiausiai tai leidžia susitelkti į strategines ir inovatyvias iniciatyvas.

Programinės įrangos ir įrankių gausa

Šiuo metu rinkoje gausu įvairių įrankių, kuriuos galite naudoti verslo procesų automatizavimui. Jie dažniausiai pritaikyti plačiai auditorijai, todėl yra patogūs naudoti ir gana nebrangūs – ypač pradedančiosioms ar mažoms įmonėms.

Tačiau dažnai trūksta individualizavimo – juk kiekvienas verslas yra unikalus ir reikalauja asmeninio požiūrio. Kuo įmonė didesnė ir jos procesai sudėtingesni, tuo sunkiau rasti tinkamą sprendimą. Be to, įmonėms augant kartu su jų procesais, svarbu suvokti, kad kai kurie procesai gali persidengti ar būti apjungti. Todėl sprendimai reikalauja ekspertinių žinių ir profesionalaus įgyvendinimo.

Rekomenduojama skirti pakankamai laiko ir išteklių tinkamų įrankių paieškai – dar geriau, jei kreipsitės dėl konsultacijos ar DEMO. Priešingu atveju, galite pasirinkti netinkamą sprendimą, kuris turės neigiamų pasekmių.

Klientų pasitenkinimas

Kai sumažėja klaidų kaina, sutrumpėja laiko sąnaudos ir padidėja veiklos efektyvumas – kartu auga ir klientų pasitenkinimas. Klientai tikisi, kad jų užklausos bus sprendžiamos greitai, produktai pagaminami ir pristatomi laiku. Dirbtinis intelektas leidžia įmonėms spartinti procesus ir suspėti su nuolat augančiais lūkesčiais.

Tobulumas klientui tapo norma. Klaidos nebetoleruojamos – jos gali kainuoti jūsų verslui labai brangiai. Automatizavimo sprendimai padeda užtikrinti, kad visi procesai vyktų be klaidų ir klientas gautų būtent tai, ko tikisi.

Tai ypač svarbu, kai paklausa nuolat auga, o technologijos nuolat tobulėja. Automatizavimas padeda taupyti laiką, sutelkti dėmesį į verslo viziją ir misiją bei pagerinti klientų patirtį. Tuo metu automatizavimo specialistai gali sukurti techninių sprendimų planą, pritaikytą jūsų verslui.

Nuo ko pradėti?

Kai kyla klausimas, kokius įrankius ar programinę įrangą naudoti verslo procesų automatizavimui, tai dažnai reiškia, jog jūsų įmonei jau reikia automatizacijos. Yra posakis: yra du mąstymo būdai – vienas mąsto, kitas stebi. Versle dažnai sunku daryti abu vienu metu – pasineriame į kasdienes užduotis ir nuolat svarstome, ką daryti toliau ir kaip tai padaryti.

Tačiau pastebėkite šias mintis – jos signalizuoja, kad galbūt jau laikas įdiegti naujus verslo darbo srautus ir automatizavimo sistemas. Dar kartą savęs paklauskite arba pasikonsultuokite su ekspertais, atsakydami į šiuos klausimus:

• Kaip galiu automatizuoti savo verslą?
• Kaip automatizavimas padeda verslui?
• Kokius verslo procesus galima automatizuoti?
• Kokios įmonės jau taiko automatizavimą?
• Kokia yra verslo automatizavimo nauda?
• Kaip automatizavimas veikia verslą?
• Kodėl verslo automatizavimas yra svarbus?

Jei jaučiate, kad neturite pakankamai žinių šiems atsakymams rasti patys, vertėtų kreiptis į šios srities ekspertus, turinčius ilgametę patirtį ir padėjusius daugybei įmonių įveikti šiuos iššūkius – arba paprašyti demonstracinės versijos (DEMO), kad suprastumėte, kaip tai veikia praktiškai.

Tikimės, kad šiame straipsnyje atsakėme į daugumą klausimų. Sprendimas – ar konsultuotis, ar automatizuoti, ar ne – priklauso jums. Tačiau nuo šio sprendimo priklausys ir tai, kaip jūsų verslas veiks ateityje bei kaip jis konkuruos rinkoje.